Identifikation nicht verwendeter SAP-Formulare

Mit der SAP-Formular-Analyse der Seal Systems AG mit Sitz in Röttenbach können verwendete und nicht mehr verwendete Formulare in SAP-Systemen auf Knopfdruck identifiziert werden. Das ist besonders für solche Unternehmen interessant, die ihre Ausgabeverfahren zentralisieren oder die Formularausgabe geräteunabhängig gestalten wollen.
In SAP-Systemen findet sich normalerweise eine Vielzahl von Formularen zu unterschiedlichen Geschäftsprozessen. Doch nicht alle diese Formulare werden tatsächlich noch gebraucht oder werden aktiv von den Mitarbeitern verwendet. Nicht selten kommt es vor, dass alte Versionen von Formularen nicht gelöscht werden. Stattdessen bleiben sie einfach im SAP-System gespeichert und werden ohne Grund auf neue Treiber angepasst oder bei System-Updates getestet und gegebenenfalls modifiziert. All jene Formulare zu identifizieren, die sich tatsächlich im direkten Zugriff durch die Mitarbeiter befinden, ist deshalb häufig eine große Herausforderung. Dafür gibt es nun die SAP-Formular-Analyse von Seal Systems. Auf Knopfdruck können damit nicht mehr verwendete Formulare identifiziert und anschließend deaktiviert werden.

Insbesondere solche Unternehmen, die ihre Ausgabeverfahren zentralisieren oder optimieren und die Formularausgabe geräteunabhängig gestalten wollen, kommen um eine Bestandsaufnahme der Formulare nicht herum. Denn es muss geklärt werden, welche Formulare verwendet werden, wann und wie häufig die Ausgabe erfolgt, welche Ausgabegeräte- und Verfahren verwendet werden und wer die Ausgabe auslöst.
Die Antwort auf diese Fragen liefert die nun vorgestellte SAP-Formular-Analyse. Denn sie identifiziert, welche Formulare im SAP wann, von wem, wie oft und auf welchem Drucker verwendet werden. Die Formulardaten werden in einer Tabelle gespeichert, deren aktueller Stand jederzeit über eine Transaktion ausgewertet werden kann.
Diese Analyse lohnt sich vor allem dann, wenn viele Formulare vorhanden sind und ein Release-Wechsel es ERP-Systems ansteht. Die Analyse macht offensichtlich, welche Formulare danach getestet und weiterhin gepflegt werden müssen. Außerdem ist sie sinnvoll, wenn ein großflächiger Austausch der Druckerflotte durchgeführt werden soll. Denn dann ist es wichtig zu wissen, welche Formulare auf die neuen Drucker umgestellt werden müssen.
Um die SAP-Formular-Analyse durchführen zu können, genügt eine kleine Erweiterung im SAP-System, die für die jeweils relevanten Formularverfahren SapScript, SmartForms beziehungsweise IFbA aktiviert wird. Diese Erweiterung muss für einen ausreichend langen Zeitraum in SAP aktiv sein, um auch solche Formulare zu erfassen, die nicht täglich ausgeführt werden. Sie ist für aktuelle SAP ERP 6.0 Release-Stände verfügbar.

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